NOS innoveert zijn audiovisuele apparatuur-uitgifte met Smart-lockers van Zuply

Zuply heeft voor de NOS een slim lockersysteem (LockBlox Smart) geleverd op het Mediapark in Hilversum. Daarmee kunnen medewerkers van NOS Nieuws en NOS Sport apparatuur voor audiovisuele producties reserveren, meenemen en terugbrengen. De verantwoordelijke afdeling Media Support wist daarmee de beschikbaarheid te vergroten, vertellen teamleider Pieter de Boer en coördinator Vladimiro Menchini. Als gunstige bijkomstigheid nam de hoeveelheid werk die met de uitgifte gemoeid was, af voor hun afdeling. 

Bij de NOS-redacties werken veel mensen die uiteenlopende middelen nodig hebben voor reportages: van zendersets en telefoons voor video-opnames tot laptops, microfoons, statieven en headsets. De artikelen verschillen sterk in formaat en vertegenwoordigen vaak een aanzienlijke waarde.

Meer grip op uitleen

Aanleiding voor de samenwerking was dat apparatuur soms kwijtraakte, beschadigd werd teruggebracht of niet compleet werd ingeleverd. De uitgifte kostte de afdeling Media Support ook best veel tijd, aldus Pieter en Vladimiro.

“Twee jaar geleden zijn we een onderzoek gestart naar een manier waarop wij, kort gezegd, geen spullen meer kwijt zouden raken”, vertelt Pieter. “Want wij hadden bij de interne uitlening van materialen dat er toch vaak dingen bleven plakken, die we niet meer op tijd terugzagen, en waar we achteraan moesten gaan. En dat was de aanleiding om te gaan kijken naar een manier om beter grip op de uitleen te krijgen.”

De NOS deed de handuitgifte op basis van een ticketsysteem waarin verslaggevers apparatuur konden reserveren. Vladimiro: “Daarin was het van belang dat de collega’s netjes vastlegden dat iets was uitgeleend, voor hoe lang én dat de lieve collega’s de apparatuur ook weer kwamen terugbrengen op de tijd die was afgesproken. Zodat anderen er vervolgens gebruik van konden maken.” Die rekenden er immers op dat de benodigde set beschikbaar was.

Flexibiliteit 

Via een zoektocht op internet kwamen Pieter en Vladimiro’s voorganger uit bij Zuply. “Een van de zaken die me aanspraken, was de flexibiliteit die ze lieten zien”, vertelt de teamleider. “Dat bleek al vanaf het begin. Ze wilden echt meedenken, over hoe we alles het beste konden organiseren bijvoorbeeld. En vervolgens ook door de pilot aan te bieden.” 

Vladimiro vult aan: “De flexibiliteit bleek ook gaandeweg, bij het aanpassen van de locker en de IT. Dat heb ik als echt enorm fijn ervaren. Ze hebben best veel geduld met ons gehad, moet ik zeggen, want er waren momenten dat wij te weinig tijd hadden, doordat er andere dingen tussendoor kwamen die hier belangrijker waren. Ik heb veel geschakeld met Wim, die me er doorheen heeft gesleept en me heeft geleerd hoe alles werkt.”

RFID-toegangspas

Zuply leverde een LockBlox Smart: een slimme, modulaire vending machine met circa 35 afzonderlijke vakken. De afmetingen van elk vak zijn afgestemd op het artikel dat erin wordt bewaard. In totaal gaat het om tien tot twaalf verschillende soorten apparaten.

De IT voor de registratie is door Zuply zo aangepast dat medewerkers het vak met daarin de vooraf gereserveerde apparatuur met hun RFID-toegangsbadge kunnen openen. “Wij wilden heel graag die bestaande pas gebruiken voor de uitgiftekast. Dat heeft Zuply mogelijk gemaakt – weer een voorbeeld van die flexibiliteit – zoals alles in één is.”

Er was dus geen nieuwe pas of afzonderlijk toegangssysteem nodig. Omdat iedere pas aan een medewerker is gekoppeld, kunnen beheerders precies zien wie een cameraset of telefoon heeft meegenomen, wanneer dat gebeurde en of die inmiddels is teruggebracht.

Bij het retourneren kunnen medewerkers bovendien aangeven of de set compleet is en of er defecten of andere bijzonderheden zijn. Zo beschikt de NOS over actuele informatie over beschikbaarheid, gebruik en technische staat van de apparatuur. “En kunnen we direct voor reparatie of vervanging zorgen”, zegt Vladimiro.

Hij voegt eraan toe: “Ik merk dat mensen zich nu verantwoordelijker voelen voor de apparatuur. Ze houden zich beter aan de inlevertermijn; er is minder schade en er raakt minder apparatuur kwijt. Er gaat een opvoedkundige werking uit van het systeem. De kast vraagt bij het inleveren of alles compleet en in orde is – als dat niet zo is, kun je door op de knop te drukken voorkomen dat je de volgende gebruiker met een probleem opzadelt. Dat wil je je collega niet aandoen.”

Uitbreiding

De eerste LockBlox Smart werd eind 2024 als proef geplaatst bij NOS Nieuws. Deze pilot duurde zes maanden en gaf de omroep gelegenheid de oplossing in de praktijk te testen. Na de succesvolle proef kocht de organisatie de vending machine... en bestelde vervolgens nog een tweede. Begin 2026 leverde Zuply die locker, bestemd voor NOS Sport.

Er zijn al snel honderd verschillende gebruikers en de uitgifte gaat 24 uur per dag en zeven dagen per week door. De apparatuur is nu altijd beschikbaar en dat is zeker bij calamiteiten en andere onverwachte nieuwsitems welkom. Voorheen waren de verslaggevers afhankelijk van de openingstijden van de uitgiftebalie.

Vladimiro: “Het is mooi dat wij niet meer nodig zijn voor de zaken die mensen eigenhandig uit de locker kunnen halen. Ze hoeven niet op ons te wachten.” 

“Aan de andere kant hebben wij veel minder werk aan de uitgifte”, zegt Pieter. “Ik schat nog maar zo’n 5 procent. Als er iets gerepareerd moet worden, of iemand zijn of haar pas vergeten is. Het is efficiënter en zorgt ervoor dat we die tijd aan andere zaken kunnen besteden.”